2018-02-01
Jak wybrać dobrą agencję eventową
Organizacja imprez > Blog > Jak wybrać dobrą agencję eventową

Przygotowanie imprezy firmowej, organizacja konferencji z atrakcjami, spotkanie rodzin pracowników na pikniku firmowym. Wszystko to wymaga szczegółowego zaplanowania. Atrakcje w trakcie imprezy, dokładnie dobrany catering, występy artystyczne, dodatkowe udogodnienia. Nie ma miejsca na jakiekolwiek prowizorki. Dlatego też przygotowanie imprez firmowych, eventów, pikników rodzinnych należy powierzyć profesjonalistom. Co powinna spełniać najlepsza agencja eventowa? Jak wybrać dobrą agencję eventową? Jest wiele aspektów działania tego typu agencji, które muszą być prześwietlone przez zlecającego przygotowanie imprezy.

Doświadczenie agencji eventowej i jej portfolio

Należy zwrócić uwagę jak długo dana agencja działa w branży. Przekonać się o tym ile ma za sobą zrealizowanych imprez oraz w jakim zakresie (duże eventy, małe imprezy i spotkania, pikniki rodzinne itd). Bardzo przydatne okazuje się tutaj portfolio. To właśnie ono wskazuje czy agencja eventowa ma rzeczywiście doświadczenie i jest dobra w tym co proponuje. Portfolio powinno być łatwo dostępne, znajduje się zazwyczaj na stronie internetowej agencji. Wszystkie projekty znajdujące się w takim portfolio powinny być jednak zweryfikowane. Czyli niezbędny będzie kontakt z przynajmniej jedną firmamą, która organizowała już imprezę za pośrednictwem danej agencji eventowej.

Kiedy ogólnodostępne portfolio agencji eventowej jest niezbyt rozbudowane to można poprosić o jego przygotowanie i przesłanie. Należy tutaj zaznaczyć, że powinny przeważać tutaj projekty tematycznie związane z tym co chcemy zlecić.

 

Referencje oraz opinie o agencji eventowej

Mając do czynienia z profesjonalną i rzetelną agencją eventową bez problemów można zapoznać się z bogatym działem referencji. Organizacja imprez różnego rodzaju dla wielu firm, poświadczona referencjami to wyraźny sygnał, że ma się przed sobą dobrą agencję od przygotowania eventów. Nie ma jednak wyznacznika ile takich referencji musi być zgromadzonych. Często mniejsza ich ilość ale od wielkich firm ma większą wartość, niż posiadanie dziesiątek referencji uzyskanych od mało znanych przedsiębiorców.

Równocześnie warto sprawdzić opinie na temat działania konkretnych agencji. Owszem, na internetowe opinie i recenzje należy uważać, brać je z lekkim przymrużeniem oka, to mimo wszystko pomagają one bliżej poznać konkretną agencję eventową.

 

Poziom kontaktu na linii agencja eventowa – klient

Już od pierwszych form kontaktu można budować sobie opinie o profesjonalizmie lub jego braku w wykonaniu agencji eventowych. Szukając najlepszej oferty wysyła się zapytania do wielu firm organizujących imprezy, eventy. Zbyt długie oczekiwanie na odpowiedź lub jej brak automatycznie dyskwalifikuje konkretną agencję. Równocześnie rzetelna agencja eventowa będzie szybko prosiła o dokładniejsze sprecyzowanie zapytania ofertowego. Dzięki takiemu podejściu będzie mogła przygotować indywidualną ofertę, skrojoną po konkretne zapotrzebowanie.

Równocześnie należy zapomnieć o tym, że profesjonalna agencja prześle po kilku godzinach odpowiedź z planem konkretnej imprezy oraz kosztorysem. To raczej domena mniej poważnych firm.

Profesjonalnie działająca agencja eventowa od pierwszego kontaktu wydeleguje konkretną osobę do kontaktów, z którą będzie załatwiało się wszelkiego rodzaju sprawy, omawiało kolejne tematy. To dobry znak, dzięki temu ma się pewność poważnego podejścia do tematu, nic po drodze się nie rozmyje, nie powstaną żadne niejasności.

 

Pomysły, kreacja pod indywidualnego klienta

Zlecając przygotowanie projektu odnośnie np. imprezy firmowej czy integracyjnej niekoniecznie ma się wizję jak wszystko powinno wyglądać. Co gorsza, niektórzy klienci rzucają licznymi pomysłami, które jednak w rzeczywistości mogą się nie sprawdzić lub wpłynąć negatywnie na odbiór firmy. Dlatego pracownicy agencji eventowej muszą wiedzieć jak przygotować koncepcję imprezy pod konkretnego klienta. Dopasować elementy które się sprawdzą, a odrzucić pomysły, które nie pasują. Dobra agencja eventowa nie będzie „zmuszała” klienta do przyjęcia konkretnego planu imprezy tylko w umiejętny sposób, poprzez siłę rzeczowych argumentów wskaże określony kierunek działania. Taki, który przysłuży się firmie, który zagwarantuje późniejsze korzyści.

Kiedy zlecający kompletnie nie wie czego chce, dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie odpowiedniego zestawu pytań, ankiety. Takie ankiety dobrze jest skierować nie tylko do szefostwa ale i pracowników firmy. Pozwoli to dokładnie określić oczekiwania i na tej podstawie zbudować dobry plan imprezy.

 

Czas niezbędny na przygotowanie imprezy

Szukając agencji eventowej na krótko przed terminem imprezy nie jest najlepszym rozwiązaniem. Uzyskując zapewnienia, że ogromna impreza integracyjna, prezentacja czy piknik rodzinny zostanie przygotowana bardzo szybko, można zastanowić się nad jakością usługi. Owszem, kiedy mowa o małych, skromnych imprezach, których budżet nie jest wysoki, można liczyć na dobrą realizację w krótkim czasie. Gorzej gdy ma być przygotowana ogromna impreza, wielki event, a dodatkowo w „gorących okresach” np. okolice świąt, późna wiosna. Dobra agencja eventowa będzie potrzebowała czasu na przygotowanie wszystkich szczegółów gdyż realizacja związana jest ze skomplikowanym procesem logistycznym

 

Działając zgodnie z powyższymi można znaleźć i zaangażować najlepszą agencję eventową, co przełoży się naturalnie na jakość realizacyjną zlecenia. Warto poświęcić czas, warto dokładnie sprawdzić wiele agencji eventowych i mieć pewność, że dokonany zostanie idealny wybór.

ZOBACZ RÓWNIEŻ
WYŚLIJ ZAPYTANIE

Wyślij zapytanie lub zadzwoń, a w ciągu 24h otrzymasz niezobowiązującą ofertę i wyceną dla Twojej imprezy

biuro@swiatprzygod.com
667-197-533