Wiosna, lato to idealne pory roku na organizację imprez firmowych w plenerze. Ciepłe dni, możliwość spotkania w ciekawych miejscach i realizacja najróżniejszych, niezwykle atrakcyjnych programów. Otwiera się wiele możliwości. Nie trzeba ograniczać się do typowych spotkań w restauracjach, hotelach. Jednak jeżeli impreza plenerowa ma się udać, powinna być perfekcyjnie zorganizowana.

Jak to zrobić? Jakie elementy mają znaczenie dla udanej realizacji imprezy plenerowej? Jak wykorzystać możliwości, które pojawiają się w przypadku organizacji imprezy firmowej w plenerze?

Cele do osiągnięcia poprzez organizację imprezy firmowej

Każda impreza przygotowana dla pracowników firmy powinna mieć określone cele do osiągnięcia. Czy impreza ma na celu wzmacnianie relacji pomiędzy pracownikami? Czy firma chce się otworzyć na rodziny pracowników i doprowadzić do pełnej integracji pracujących i ich najbliższych? Innym z celów może być aspekt motywacyjny, pełen relaks i rozrywka jako narzędzie stymulujące do jeszcze lepszej pracy. Można także przygotować imprezę jako nagrodę dla wszystkich pracowników.

Wśród celów zewnętrznych, związanych z organizacją imprez firmowych w plenerze, spotyka się te związane z promocją nowych produktów, usług. Z chęcią wynagrodzenia kontrahentów czy też pozyskania nowych. Ważnym jest po prostu, aby dokładnie nakreślić owe cele i pod tym kątem opracować cały plan działania.

Szykując imprezę dla pracowników, bardzo ważnym jest, aby dokładnie wybadać ich potrzeby. Ma to na celu przygotowanie spotkania, na które cała kadra uda się z przyjemnością.

Budżet imprezy firmowej

Każda impreza firmowa posiada określony budżet. Im jest on wyższy, tym otwiera się więcej możliwości związanych z wyborem odpowiedniego miejsca, dopasowaniem ciekawych atrakcji i zagwarantowaniem różnorodnego cateringu. Dlatego przygotowanie imprezy firmowej w plenerze, dobór odpowiednich elementów składowych, będzie uzależniony od budżetu, od tego ile firma przeznaczy na organizację takiego spotkania. Dopiero operując konkretną kwotą, można zabrać się za ustalanie szczegółów.

Wybór miejsca na imprezę plenerową

Wybierając miejsce plenerowe na imprezę dla firmy, ma się multum możliwości. Oczywiście wybór ten będzie podyktowany pewnymi kwestiami. Po pierwsze wyżej wspomniany budżet wpływa na konkretne decyzje. Czy impreza zostanie zrealizowana w parku, a może w stadninie koni, kompleksie z oryginalnymi atrakcjami lub na polu golfowym? Wśród wielu lokalizacji można postawić na teren firmowy. Taki wybór to naturalnie minimalizacja kosztów organizacyjnych, ale i dla spowodowanie, że zaproszeni pracownicy nie zostaną w pełni „oderwani” od obowiązków zawodowych. Teren firmy to również często braki związane z odpowiednią przestrzenią, co ogranicza możliwości związane z przygotowaniem większej ilości atrakcji, koniecznością operowania przy ubogiej infrastrukturze.

Wybór pleneru, gdzie odbędzie się impreza firmowa, może być niejako zalążkiem jej tematyki, jakich atrakcji mogą spodziewać się uczestnicy. Odpowiednia infrastruktura (naturalna i techniczna), duża przestrzeń, możliwość przygotowania wielu atrakcji.

Przygotowanie planu imprezy firmowej w plenerze

Dobry plan i jego skuteczna realizacja to prosta droga do sukcesu. W przypadku imprezy w plenerze bardzo istotnym jest, aby najważniejsze aspekty programu, były dobrze rozłożone w czasie. Skumulowanie w krótkich odstępach czasowych zbyt wielu atrakcji spowoduje, że osoby przybyłe na miejsce, mogą po prostu nie skorzystać z wszystkich proponowanych rozrywek. Występy artystyczne przedzielone przerwami choćby na możliwość skorzystania z cateringu czy różnego rodzaju atrakcji. Należy również pamiętać, że program powinien być dostosowany do uczestników. Jeżeli jest to firmowe spotkanie w plenerze dla pracowników i ich rodzin, to w planie muszą znaleźć się propozycje zarówno dla dzieci, jak i dorosłych. Występy artystyczne, animacje, liczne stoiska o różnorodnej tematyce, wymagające aktywności uczestników.

Logistyka, czyli skuteczne rozplanowanie wszystkich elementów

Organizując plenerową imprezę firmową, szczególnie należy zadbać o logistykę. Każdy detal powinien być dopięty na ostatni guzik. Zagwarantowanie obsługi przez odpowiednie osoby, sprzęt techniczny, catering czy zaplecze sanitarne.

Urządzenia rozrywkowe – w zależności od rodzaju imprezy, jej tematyki i zaproszonych gości, należy zagwarantować dostęp do licznych atrakcji. Atrakcja dla osób dorosłych, atrakcje dla dzieci, tak aby nie dochodziło do sytuacji, że wiele osób snuje się bez celu po terenie imprezy. Jeżeli impreza firmowa odbywa się w konkretnym miejscu, np. blisko wody, warto zapewnić atrakcje wodne, zadbać o odpowiednią ilość sprzętu. Każdy powinien mieć okazję do skorzystania i to nie w sytuacji, gdy oczekuje bardzo długo na swoją kolej.

Osoby do obsługi – bezpieczeństwo uczestników, perfekcyjna organizacja na terenie imprezy. Angaż ochrony, opieka medyczna, stewardzi czy hostessy powinny być zaangażowane przez organizatora. Musi być to odpowiednia liczba osób. Podobnie wygląda sytuacja z obsługą punktów gastronomicznych i urządzeń rozrywkowych.

Zaplecze techniczne – prawidłowe rozstawienie infrastruktury, która będzie oblegana przez uczestników. Musi to zostać zrobione w sposób bezpieczny. Przygotowanie odpowiedniego sprzętu, sceny, nagłośnienia, tak aby występy artystyczne, konkursy i zabawy w trakcie firmowej imprezy plenerowej mogły odbywać się bez żadnych przeszkód. Zapewnienie gościom miejsc siedzących, najlepiej krytych, odpowiedniej ilości WC oraz miejsc z bieżącą wodą.

Catering oraz kwestia alkoholu

Ile i jakie jedzenie zaserwować w trakcie imprez firmowych? Jakie napoje, czy warto proponować alkohol? Kiedy impreza firmowa organizowana jest w zamkniętych lokalach, np. restauracjach, to można skorzystać z pełnego i niezwykle różnorodnego menu. Organizując imprezę dla firmy w plenerze, sprawa wygląda trochę inaczej, szczególnie kiedy zaproszonych jest naprawdę sporo gości. Podczas organizacji imprez plenerowych dla firmy, najlepiej korzystać z prostych rozwiązań. Różnego rodzaju potrawy grillowane, zupy, dania na zimno, przekąski. To idealne opcje na to, aby zadowolić przybyłych gości na imprezy firmowe pod gołym niebem. Ważnym będzie również to, aby sprawnie i szybko obsłużyć osoby chcące skorzystać z cateringu.

Czy należy w trakcie takich imprez podawać napoje alkoholowe? Wszystko tak naprawdę zależy od pracodawcy, czy akceptuje alkohol oraz w jakich ilościach. Można postawić na serwowanie tylko określonego alkoholu, zdecydować się na jego podawane dopiero o określonej godzinie lub w limitowanych ilościach. Należy pamiętać, że czasami nadmiar alkoholu w trakcie imprezy firmowej nie zwiastuje niczego dobrego.

Stosowanie powyższych zasad. Sięganie po pomoc specjalistów w organizacji imprez firmowych plenerowych, to gwarancja udanej zabawy, pewność realizacji założonych celów. Warto wykorzystać ciepłe miesiące do tego, aby przygotować dobrą imprezę w plenerze, aby pracownicy byli zadowoleni z takiego rozwiązania.