Każda impreza plenerowa, czy to na kilkadziesiąt, czy też kilkaset osób, musi być starannie zaplanowana. Naturalnie, ich realizację zleca się profesjonalnym firmom. Jednak warto, jako zlecający, mieć wszystko czarno na białym rozpisane. Dobry plan, znakomita organizacja, zadowolenie zaproszonych gości. Dlatego koniecznie należy zapoznać się z tym, na co zwraca się uwagę podczas przygotowań do imprezy plenerowej.

Dobrze zrealizowana impreza plenerowa zaczyna się od zarysów planu. Odpowiedni program, przygotowanie pełnej listy rzeczy niezbędnych do realizacji jest kluczowe. Oczywiście trzeba również pamiętać o prawidłowo dobranych atrakcjach, wyborze miejsca, terminu imprezy. Pod żadnym pozorem nie zapomina się również o cateringu dla uczestników, a także zagwarantowaniu bezpieczeństwa i komfortu.

Plan imprezy plenerowej

Wszystko musi być zawsze zapięte na ostatni guzik. Nie ma miejsca na przypadek, na jakiekolwiek improwizacje przy planowaniu i realizowania imprez w plenerze. Specjaliści z branży, którzy zostaną wybrani do realizacji imprezy, przygotowują odpowiedni scenariusz. Naturalnie zlecający mają pełne prawo wpływać na to, co zostanie zawarte w takim scenariuszu. Sukces w przygotowaniu planu imprezy plenerowej przejawia się w dobrej kooperacji zlecającego i realizującego.

Programy imprez plenerowych nie mogą być zbyt „przeładowane". Muszą również zawierać dokładnie, punkt po punkcie, co będzie się działo w trakcie takiej zabawy. Warto dodać również, że taki plan nie tylko służy jako zobrazowanie wszystkiego, co czeka na uczestników imprez w plenerze. To także gwarancja, że podczas imprezy nie zagości chaos i przypadek.

Idealne miejsce na imprezę plenerową

Szukając optymalnego miejsca na imprezę plenerową, jest wiele możliwości. Dużo tak naprawdę zależy od tego, jakiego rodzaju będzie to impreza i dla ilu osób będzie organizowana.

Imprezy takie jak pikniki firmowe, można śmiało organizować na terenie firmy. Pikniki rodzinne, mające integrować społeczności lokalne, mogą odbywać się na miejskich terenach zielonych. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zorganizować imprezę plenerową poza miejskim zgiełkiem, w otoczeniu przyrody. Dostosowując wszystko do ilości zaproszonych uczestników, trzeba brać pod uwagę możliwości miejsca, w którym wszyscy będą się bawić. Ma być bezpiecznie i komfortowo. Nie może zabraknąć miejsca na różnego rodzaju atrakcje, a także nie powinny pojawiać się problemy z logistyką. Dokładniej, uczestnicy np. pikniku w plenerze, muszą mieć możliwość bezproblemowego dotarcia na miejsce i późniejszego powrotu do domu.

Dogodny termin na imprezę plenerową

Kiedy najlepiej zorganizować imprezę w plenerze? Optymalnie należy dopasować termin w taki sposób, aby odpowiadał osobom, które mają się pojawić na imprezie. Na pewno odpadają terminy kolidujące np. z długimi weekendami, świętami, czy też innymi wydarzeniami, które mogą być konkurencją dla imprezy plenerowej. Natomiast nie ulega wątpliwości, że sezon imprez w plenerze w naszym kraju, trwa kilka miesięcy. Musi być ciepło, warunki atmosferyczne w miarę stabilne.

Podjęcie decyzji o konkretnym terminie, powinno odbyć się na kilka miesięcy przed startem imprezy plenerowej. Wynika to z faktu, że można w ten sposób starannie wszystko zaplanować, zarezerwować rozmaite usługi, wybrać np. atrakcje czy catering spośród najlepszych na rynku.

Atrakcja na imprezach plenerowych

Umiejętne dopasowanie atrakcji podczas imprez w plenerze nie jest łatwym zadaniem. Na pewno trzeba wiedzieć jak wszystko dobrać pod konkretnych uczestników. Czy będzie to piknik rodzinny, czy też impreza firmowa, zawsze należy dokładnie zapoznać się z przekrojem uczestników. Nie może być sytuacji, że wiele osób nie znajduje nic ciekawego dla siebie w trakcie imprez pod chmurką.

Atrakcji podczas imprez plenerowych powinno być odpowiednio dużo. Wszystko po to, aby każdy chętny nie miał problemów z nich skorzystać. Jeżeli zachwiana zostanie tzw. przepustowość urządzeń rozrywkowych, uczestnicy na pewno nie będą zadowoleni.

Wybierając urządzenia różnego typu, które gwarantują znakomitą zabawę, warto dokładnie sprawdzić, z czym i z kim ma się do czynienia. Mowa tutaj o jakości zamawianych urządzeń. Nie może się okazać, że podczas imprezy plenerowej będą stały atrakcje, taki jak np. dmuchańce, które swoje lata świetności miały dawno, dawno temu.

Oczywiście do wszelkich atrakcji imprezowych zalicza się także występy gwiazd, pokazy (np. taneczne, iluzjonistów), konkursy, rywalizację sportową. Nie ma problemów, by zaproponować uczestnikom wiele rozmaitości w tych dziedzinach. Jednak tutaj wszystko rozbija się o budżet. Należy zatem starannie zadbać o dobór takich atrakcji, aby nie przedobrzyć, lub by nie było zbyt „ubogo".

Catering ważnym elementem imprezy plenerowej

Przygotowując imprezę plenerową, nie sposób pominąć cateringu. Powinien on być starannie wybrany. Już na etapie zapytań ofertowych, należy oczekiwać konkretnych informacji. Choćby w temacie ilości serwowanego jedzenia, dokładnych gramatur poszczególnych posiłków. Wszystko w jednym celu, mianowicie aby uczestnicy imprezy w plenerze mogli bez problemów korzystać ze stoisk cateringowych. Oczywiście, podobnie jak w przypadku atrakcji na imprezie, trzeba zadbać o przepustowość stoisk z jedzeniem i piciem. Nie może być tak, że na wydanie posiłku czeka się np. kilkanaście minut.

Jak zadbać o zaplecze techniczne podczas imprez w plenerze?

Żadna impreza nie odbędzie się bez właściwego zaplecza technicznego. Nawet najlepsze scenariusze, starannie dobrane atrakcje, przepyszny catering, nie uratują imprezy, w której trakcie nie będzie prawidłowego oświetlenia, dobrego nagłośnienia. Tutaj trzeba oczekiwać od firm organizujących imprezę plenerową, że dostarczą odpowiednie, nowoczesne rozwiązania techniczne.

Komfort, bezpieczeństwo uczestników imprez na świeżym powietrzu
Podczas imprezy plenerowej nie można zapominać również o fakcie związanym z zagwarantowaniem bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom. To nie tylko profesjonalna ochrona. Bardzo istotne jest umiejętne zabezpieczenie licznych elementów, bez których impreza może się nie odbyć. Przyłącza z prądem, konstrukcje, takie jak np. scena. Oddzielenie stref z atrakcjami, zabawą, konkursami, od miejsc, gdzie będzie catering, gdzie można odpocząć, czy też skorzystać z toalety.

Oczywiście należy również zadbać o zabezpieczenie medyczne, w postaci ratowników. Szczególnie kiedy mowa o imprezie plenerowej dla dużej ilości osób.

Impreza w plenerze i nagłe załamanie pogody

Nawet w najcieplejszych miesiącach może przyjść gwałtowne załamanie pogody. Dlatego organizując imprezę plenerową, warto pomyśleć (gdy są ku temu warunki), o przygotowaniu namiotów imprezowych. Taki namiot może standardowo służyć jako miejsce do konkretnego celu, a w przypadku niepogody, schronią się w nim goście imprezy plenerowej.