Imprezy firmowe, wyjazdy integracyjne, eventy, czyli spotkania, które mają przeróżne cele. Mowa tutaj choćby o chęci stworzenia jeszcze bardziej zgranego zespołu, zminimalizowania negatywnych emocji w grupie pracowników, czy też promocja nowych rozwiązań oferowanych przez firmę. Niezależnie jaki cel przyświeca organizacji poszczególnej imprezy firmowej, trzeba zrobić wszystko, aby okazała się ona sukcesem i zachwyciła wszystkich przybyłych gości.

Co należy sprawić, aby mieć pewność, że zostały spełnione wszystkie warunki, pozwalające zaprosić pracowników i gości na wyjątkową imprezę firmową? Jak powinno się podejść do planowania imprezy firmowej? Jak dopasować do siebie wszystkie elementy, aby skutecznie wszystko zadziałało?

Dlaczego firma ma zorganizować imprezę dla pracowników?

Pierwszy punkt działania odnosi się do odpowiedzi na powyższe pytanie. Nigdy nie uda się zorganizować doskonałego spotkania pracowników, czy kontrahentów, kiedy nie ma żadnego celu, żadnego podstawowego punktu zaczepienia. Robienie imprez dla samej zabawy, wrzucenie do worka z programem wszystkiego po trochu, bez namysłu, nie może zakończyć się dobrze. Dlatego konieczne jest ustalenie, jaki jest cel imprezy, jakich korzyści się oczekuje z tego tytułu. Możliwości jest wiele, choćby organizacja wyjazdu integracyjnego, który pozwoli pracownikom na osiągnięcie wyższego poziomu na niwie współpracy. Można zorganizować piknik firmowy, na którym pracownicy z rodzinami będą się doskonale bawić. Nagrodzenie podwładnych, którzy znakomicie wywiązują się ze swoich obowiązków, co skutkuje np. rozwojem firmy, efektywniejszymi działaniami.

Termin i miejsce imprezy firmowej starannie zaplanowane

Kolejny element, który musi być bardzo starannie zaplanowany. Nie ma mowy o przypadku gdy mowa o miejscu oraz terminie imprezy. Chcąc przygotować wyjazd integracyjny, należy pomyśleć o godziwych warunkach pobytowych, wybierając miejsca, które zagwarantują wszystko, co niezbędne do realizacji programu, osiągania założonych celów. Co do terminu, trzeba mieć na uwadze fakt, że nie wszystkie atrakcje mogą być zrealizowane np. podczas okresu jesiennego, czy zimowego. Nie można również myśleć o imprezach firmowych, kiedy w firmie jest tzw. okres urlopowy. Tak samo bardzo ważne będzie, aby całość prac związanych z planowaniem rozpoczynać wiele miesięcy przed planowaną imprezą firmową. Daje to ogromne możliwości dobrania odpowiednich lokalizacji, czy atrakcji na imprezę.

Współpraca z pracownikami

Decydując się na organizowanie imprezy firmowej, która ma być idealna w każdym aspekcie, warto konsultować pomysły z pracownikami. W końcu to wszystko jest dla nich. Dobrze wiedzieć czego oczekują od wyjazdu integracyjnego, jakie mają sugestie odnośnie miejsca, czy atrakcji. Należy również mieć na uwadze fakt, że pewne rozwiązania nie sprawdzą się w tej, czy innej grupie osób. Trudno oczekiwać zadowolenia z organizacji pikników rodzinnych, kiedy w zespole przeważają osoby bezdzietne. Tak samo nie można zmuszać do np. wyjazdów integracyjnych z ekstremalnymi atrakcjami ludzi, którzy są raczej stateczni i wolą spokojne spędzanie czasu wolnego.

Wyważony program imprezy firmowej

Zbyt dużo atrakcji, program „przeładowany" do granic możliwości, to nie wróży niczego dobrego imprezie dla pracowników. Oczywiście, wracając do celów imprezy, program przygotowuje się właśnie pod nie. Jednak zakładając, że impreza ma mieć charakter integracyjny, z elementami team building, nie można od rana do wieczora serwować pracownikom różnego rodzaju atrakcji. Jak w każdej dziedzinie życia, tak i podczas wyjazdów pracowniczych, jest czas na realizację zadań, jak i odpoczynek, relaks wedle własnego uznania. Dlatego ten element związany z firmową imprezą, również warto przedyskutować z pracownikami, czekając na sugestie, które pozwolą wypracować idealne rozwiązania.

Umiejętne rozdysponowanie budżetu na imprezę firmową

Należy zacząć od tego, że nawet niewielki budżet na imprezę firmową, pozwala przygotować coś ciekawego, co z pewnością zadowoli zaproszonych gości. Gdzie zatem tkwi haczyk, gdy mowa o finansowaniu imprez dla pracowników? Przede wszystkim planując program, miejsce i atrakcje podczas imprezy, trzeba umiejętnie wyważyć finansowo wszystkie składowe. Nie może być np. sytuacji, że lwia część budżetu zostanie przeznaczone na zakwaterowanie, przez co zabraknie środków na atrakcje imprezowe. Rozsądne dzielenie budżetu imprezy firmowej, to podstawa do realizacji czegoś naprawdę udanego.

Doświadczenie i umiejętności organizatorów imprez firmowych

Naturalnie dobrym rozwiązaniem jest współpraca z firmami, które mają doświadczenie oraz niezbędne umiejętności do planowania i realizowania imprez firmowych. Kooperacja z nimi zapewni, że każdy detal imprezy, nawet ten najmniejszy, zostanie dokładnie przygotowany. Trudno oczekiwać od takich firm amatorskich działań, a wręcz przeciwnie. Zgromadzenie wielu informacji, ich dokładna analiza, gwarantuje, że pomogą w zrealizowaniu niezapomnianego wyjazdu integracyjnego, czy eventu promocyjnego.