Zanim goście przybędą na event, imprezę firmową czy piknik rodzinny i będą mogli doskonale się bawić, należy zadbać o ich bezpieczeństwo. Organizacja imprez wymaga zadbania o każdy detal związany z bezpieczeństwem. Co należy zrobić, jak umiejętnie przygotować kwestie zabezpieczenia imprezy?

Każdy organizator imprezy musi zrealizować szereg działań, dzięki którym bezpieczeństwo będzie stało na najwyższym poziomie, uczestnicy będą znakomicie się bawili, po czym bezpiecznie wrócą do swoich domów.

Eventy, imprezy firmowe, a przepisy prawa

Na samym wstępie należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy impreza będzie masowa, czy też nie? Jeżeli mowa o organizacji imprez otwartych, to w większości przypadków mowa właśnie o masowych imprezach. Jednak wszelkiego rodzaju imprezy, pikniki firmowe czy też eventy mogą mieć charakter zamknięty. Nie ma wtedy znaczenia liczba uczestników, organizatora nie obejmują przepisy o imprezie masowej. Mimo tego należy pamiętać o spełnieniu szeregu wymagań, by zagwarantować najwyższy poziom bezpieczeństwa.

Dostosowanie terenu do organizacji imprezy

Organizując imprezę dla firmy, piknik rodziny, czy jakikolwiek event, należy starannie brać pod uwagę lokalizację, a także warunki terenowe. Niezależnie czy spotkanie odbywa się w specjalnie przygotowanej sali, czy też na otwartym terenie, pewne normy związane z bezpieczeństwem muszą zostać spełnione.

Cały teren imprezy musi być starannie zaaranżowany, tak aby goście nie mieli żadnych problemów z poruszaniem się. Łatwość korzystania z atrakcji udostępnionych na imprezie i bezproblemowe docieranie do punktów gastronomicznych czy sanitarnych. Ma być luźno, płynnie, nie mogą tworzyć się zatory. Należy przygotować odpowiednie zabezpieczenie i oznaczenie dróg ewakuacyjnych. Przy większych imprezach dobrym rozwiązaniem jest utworzenie punktu informacyjnego.

Sprawy techniczne, przygotowanie urządzeń na imprezę

Przystępując do organizacji imprezy, należy zlokalizować źródła prądu, wody oraz gazu. To pozwoli starannie i bezpiecznie rozplanować pozostałe elementy, które staną się scenografią spotkania firmowego czy pikniku rodzinnego. Do spraw technicznych, należy również zaliczyć zapewnienie odpowiedniego zaplecza sanitarnego, zarówno dla obsługi, jak i gości. Wszystkie punktu gastronomiczne, miejsca, gdzie wydawane będzie jedzenie i napoje, powinny spełniać określone normy sanitarne.

Podłączenie sprzętów, np. nagłaśniających, lub też urządzeń służących do rozrywki, powinno być wykonane w sposób niezwykle bezpieczny i profesjonalny. Kable nie mogą znajdować się „wszędzie”. Należy je starannie poprowadzić, a następnie w jak najlepszy sposób „ukryć”. Prawidłowo zabezpieczyć trzeba miejsca, w których zlokalizowane są urządzenia, pozwalające na działanie sprzętów. Agregaty, panele sterowania urządzeń elektronicznych, wszystko to musi znajdować się w strefach, do których dostęp mają jedynie uprawnione osoby. Kiedy nie ma możliwości doskonałego zabezpieczenia takich miejsc, warto postawić przy nich ochronę.

Bezpieczeństwo w trakcie korzystania z atrakcji

Różnego rodzaju atrakcje (np. quady, dmuchańce) na imprezach cieszą się popularnością. Są niezwykle oblegane przez uczestników, jednak nie zawsze zgodnie z zasadami bezpieczeństwa. Na imprezach sprzęt powinien być w idealnym stanie. Osoby, które opiekują się nim, muszą posiadać niezbędne przeszkolenie w obsłudze i udzielać wyczerpujących informacji korzystającym.

Równocześnie przygotowanie najróżniejszych urządzeń rozrywkowych na imprezach, piknikach, musi być wykonane zgodnie z instrukcjami. Przykładowo dmuchańce muszą być zamontowane w sposób zgodny z instrukcją. Tylko wtedy będą uznane za zdolne do użytkowania.

Profesjonalny personel w trakcie imprez to podstawa

Personel na imprezach, eventach musi być profesjonalny, niezależnie od tego, czym będzie się zajmował.

Angaż ochrony jest dobrym rozwiązaniem, nawet kiedy na imprezie nie bawi się dużo osób. Może szybko reagować na sporne sytuacje lub też okazuje się pomocna, gdy pojawią się nieprzewidziane wypadki, sytuacje.

W trakcie imprez zamkniętych należy umiejętne dokonywać weryfikacji zaproszonych gości. Dlatego dobrze jest zaangażować kogoś doświadczonego na tzw. recepcję. Osoba taka będzie sprawdzała zaproszenia przybyłych gości, co pozwoli uniknąć sytuacji, iż na imprezie pojawią się nieuprawnione osoby.

Animatorzy nie odpowiadają tylko za dobre samopoczucie przybyłych na imprezie. Są w pewnym sensie odpowiedzialni za bezpieczeństwo uczestników. Powinni wiedzieć kto może brać udział w konkretnych zabawach, czy też korzystać z określonych urządzeń. Kiedy to możliwe, animatorzy powinni również służyć informacją.

Zapewnienie opieki medycznej w trakcie imprez powinno być obligatoryjne. Osoba taka, lekarz lub ratownik, powinna znajdować się w miejscu widocznym. Nie może być problemów z jej znalezieniem. Na imprezach, eventach dochodzi do najróżniejszych sytuacji. Zranienie, kontuzje czy zasłabnięcia. Dlatego dobrze jest ekspresowo zapewnić uczestnikom pomoc, zamiast czekać długie minuty na przybycie karetki. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie specjalnego miejsca, odgrodzonego i osłoniętego od miejsca imprezy, gdzie będzie udzielana pomoc medyczna.

Bardzo ważnym dla zasad bezpieczeństwa w trakcie imprez, eventów jest zagwarantowanie osobom czuwającym nad wszystkim, odpowiednich sprzętów do bezproblemowej komunikacji.

Ubezpieczenie imprezy

Powinnością organizatora jest wykupienie specjalnego, dedykowanego ubezpieczenia OC, związanego z rodzajem prowadzonej działalności. Dodatkowo przy imprezach zamkniętych, warto zaproponować wykupienie ubezpieczenie NNW. Koszty są minimalne, a często ten rodzaj ubezpieczenia się przydaje.